操作文档介绍

本文档主要介绍通过费用核算部报批的各类活动申请费用的在线核销全过程的操作办法，注意事项等，涉及的申请流程《促销费用申请流程》、《一桌/主题式品鉴会申请流程》、《专享赠酒申请流程》。

基本原则

顺序原则：所有活动必须尊享先申请后执行，再核销的时间顺序原则；

关联原则:每个申请有一个编号作为申请标识，在活动执行的以及核销各环节，如用酒出库、检视拍照时，都必须与申请进行关联；

发起原则:促销费用核销的发起，都是由核算专员依据申请发起核销流程，核算专员会选取申请关联的执行记录明细，提交核销流程给核销人确认，后经各级领导审批；

资料原则:在线核销只需报销单原件（填写要求不变）和相关实物凭证（如发票原件、菜单、收条等），区域签批后递交（寄送）到费用核算部，在报销单上需要注明核销流程编号；

附件原则:所有递交或寄送的原酒需要扫描或拍照上传到核销流程附件，其他非填报的电子材料也需要上传到流程附件；

打印原则:促销费用核销所附电子材料，如核销明细表、汇总表、登记表等，如需打印，都由核算专员在核销流程审批完成后打印；

操作说明

下面依照时间顺序对促销活动整个过程中相关业务环节需要执行的OA操作逐一进行说明，包括操作入口，填写规范，注意事项等：

活动申请

操作入口：涉及的促销活动申请有《促销费用申请流程》、《一桌/主题式品鉴会申请流程》、《专享赠酒申请流程》；
填写规范及注意事项：

活动报备及用酒出库

操作入口：

• 政策性品鉴会需要手动提报《品鉴会报备流程》
• 一桌/主题式品鉴会在申请经过核算员预审后自动完成《品鉴会报备流程》
• 陈列需要提交《陈列协议报备流程》
• 专享赠酒在申请到达核算员的时候会自动生成《光瓶酒刻字出库》子流程进入直营会计节点开票出库
• 其他活动用酒提交《直营库促销活动周转酒流程》办理出库

填写规范及注意事项：

• 陈列协议按时间节点（年、季）进行报备，针对每个陈列客户将相关协议内容（陈列月份、陈列面、兑付品种、每月兑付数量等）进行规范，系统自动生成待执行陈列记录；
• 陈列备案分“节点备案”和“追加备案”两种类型，每个节点选“节点备案”集中备案一次即可，其他节点时间内新增的可选“追加备案”；

申请备案（仅针对核算员）

1申请到达“等待备案”节点后，根据规范选填，备案会生成相应的待执行记录；
2待执行记录，在OA手机端“外勤管理”应用，各活动入口会列出相关申请待执行记录，点击后即可执行拍照；
核算员在“核销”应用栏目能看到申请备案环节生成的待执行记录，其中2个“单次执行”选项备案在“单次型费用”列表显示；2个“多次执行”选项在“年度方案”列表显示；

四、活动执行拍照

执行拍照从OA手机端外勤管理应用提交，按活动类型逐一匹配提交入口；
1年度方案相关活动有免品、路演、随手酒、宴席等，按活动入口进入对应区域和板块的年度方案列表，点击方案后开始执行拍照（自动关联方案申请编号）；
2单次型申请有联谊会、酩尊鉴赏会等，点击进去后有对应的待执行记录，点击对应记录后开始拍照；
3品鉴会，一桌/主题式品鉴会和政策性品鉴会是报备后生成待执行记录，点击记录开始拍照；
4陈列：需前置提交陈列报备流程，选择每个客户从外勤管理应用模块陈列入口，点击对应月份的待执行记录开始拍照；
5专享赠酒和品鉴顾问、名酒敬名企……等按之前方式执行；

五在线核销流程

搭建了《促销费用核销流程》和《陈列费用核销流程》，由核算员在“核销”应用栏目的单次型费用、年度方案及陈列备案记录列表等各项申请记录，每条记录后面的操作栏，点击“核销”按钮即可发起核销流程，选择符合条件的执行记录，提交到核销人确认，后根据明细生成对应汇总表，经各级领导审批，到核算员打印费用核销封面以及用酒核销明细表、汇总表，递交财务核销。