操作文档介绍

本文档主要介绍通过费用核算部报批的各类活动申请费用的在线核销全过程的操作办法，注意事项等，涉及的申请流程《促销费用申请流程》、《一桌/主题式品鉴会申请流程》、《专享赠酒申请流程》。

基本原则

顺序原则：所有活动必须尊享先申请后执行，再核销的时间顺序原则；

关联原则:每个申请有一个编号作为申请标识，在活动执行的以及核销各环节，如用酒出库、检视拍照时，都必须与申请进行关联；

发起原则:促销费用核销的发起，都是由核算专员依据申请发起核销流程，核算专员会选取申请关联的执行记录明细，提交核销流程给核销人确认，后经各级领导审批；

资料原则:在线核销只需报销单原件（填写要求不变）和相关实物凭证（如发票原件、菜单、收条等），区域签批后递交（寄送）到费用核算部，在报销单上需要注明核销流程编号；

附件原则:所有递交或寄送的原酒需要扫描或拍照上传到核销流程附件，其他非填报的电子材料也需要上传到流程附件；

打印原则:促销费用核销所附电子材料，如核销明细表、汇总表、登记表等，如需打印，都由核算专员在核销流程审批完成后打印；

操作说明

下面依照时间顺序对促销活动整个过程中相关业务环节需要执行的OA操作逐一进行说明，包括操作入口，填写规范，注意事项等：

活动申请

操作入口：涉及的促销活动申请有《促销费用申请流程》、《一桌/主题式品鉴会申请流程》、《专享赠酒申请流程》；
填写规范及注意事项：

1. 请按顺序选填申请内容，促销类型分为“促销方案”、“促销推广活动”及“年度方案”3个选项，年度方案独立；
2. 促销方式根据促销类型的不同关联相应的选项；
3. 只领取促销品选项不用勾选，当勾选了“促销品预审”时，在促销品预申节点由核算部专员选择；
4. 合作模式分“代理”、“团购”和“直营”3个选项；
5. 客户根据合作模式选择关联不同类型客户，代理和团购关联代理商、直营关联直营客户；
6. 是否年度方案预算内，选是时，7项年度方案编号为必填；
7. 年度方案编号为“促销类型”为年度方案的促销申请编号；
8. 根据申请情况选择是否计入“对等投入”；
9. 酒店为品鉴会合作酒店，可通过《品鉴会酒店维护流程》进行增加、修改和取消合作；
10. 费用预算勾选后会出现18项“预算明细表”，默认不勾选，明细表隐藏；
11. 促销品预算勾选后会出现19项促销品申请明细表，促销品预算与领用为同一表，预算即领用，默认不勾选，明细表隐藏；
12. “活动借酒”勾选后会出现20项借酒申请明细表，内容与17项“产品预算”同步，需要先填产品预算后再勾选，如先勾选导致没带出预算产品，可取消勾选后再次勾上即可；
13. 当勾选“活动借酒”后，“选择直营库”为必填选项，默认为不入直营库；
14. 预算预算明细表的“项目”与2项促销方式同步；
15. “费用类别”根据项目不同会出现相应的选项；
16. 根据费用类别选项会判断是现用预算或产品预算，从而切换必填内容。

    活动报备及用酒出库

    操作入口：

• 政策性品鉴会需要手动提报《品鉴会报备流程》
• 一桌/主题式品鉴会在申请经过核算员预审后自动完成《品鉴会报备流程》
• 陈列需要提交《陈列协议报备流程》
• 专享赠酒在申请到达核算员的时候会自动生成《光瓶酒刻字出库》子流程进入直营会计节点开票出库
• 其他活动用酒提交《直营库促销活动周转酒流程》办理出库

填写规范及注意事项：

• 陈列协议按时间节点（年、季）进行报备，针对每个陈列客户将相关协议内容（陈列月份、陈列面、兑付品种、每月兑付数量等）进行规范，系统自动生成待执行陈列记录；
• 陈列备案分“节点备案”和“追加备案”两种类型，每个节点选“节点备案”集中备案一次即可，其他节点时间内新增的可选“追加备案”；

申请备案（仅针对核算员）

一、申请到达“等待备案”节点后，根据规范选填，备案会生成相应的待执行记录；
二、待执行记录，在OA手机端“外勤管理”应用，各活动入口会列出相关申请待执行记录，点击后即可执行拍照；
核算员在“核销”应用栏目能看到申请备案环节生成的待执行记录，其中2个“单次执行”选项备案在“单次型费用”列表显示；2个“多次执行”选项在“年度方案”列表显示；

活动执行拍照

执行拍照从OA手机端外勤管理应用提交，按活动类型逐一匹配提交入口；
一、年度方案相关活动有免品、路演、随手酒、宴席等，按活动入口进入对应区域和板块的年度方案列表，点击方案后开始执行拍照（自动关联方案申请编号）；

1. 选择对应的活动类型入口，进入执行拍照；
   
2. 根据大区和板块，会列出该板块的年度方案申请，如果没有，可切换大区和板块刷新列表3；
3. 年度方案列表，点击相应方案编号进入拍照环节；
   
4. 系统自动匹配年度方案相关信息，活动类型、编号、大区、板块、费用年度、执行日期、执行人、当前位置等；
5. 核销信息为核销时需要明确的内容，不同的活动类型会出现对应内容，请按规范填写；
6. 点击填写活动现金费用明细；
7. 点击填写活动用酒明细；
8. 点击上传现场活动图片，活动期限较长时可点击暂存临时上传，避免图片丢失；
   
9. 现金费用明细需要内容，请按规范填写；
   
10. 活动用酒明细需要内容，是光瓶酒时，可选择相应瓶盖编码；

二、单次型申请有联谊会、酩尊鉴赏会等，点击进去后有对应的待执行记录，点击对应记录后开始拍照；

1. 点击活动类型入口进入拍照执行；
   
2. 会进入对应的待执行页面，促销申请经过审批备案后才会生成待执行记录；
   
3. 会自动匹配申请时候填写的费用预算信息和申请信息，申请时不完整也可在执行时完善补充，在线核销时会自动匹配；
4. 拍照方式可选“一次拍完”或“还要拍”，根据活动时长选择，避免停留拍照页面时间过长，适用临时提交；
   三、品鉴会，一桌/主题式品鉴会和政策性品鉴会是报备后生成待执行记录，点击记录开始拍照；
   4陈列：需前置提交陈列报备流程，选择每个客户从外勤管理应用模块陈列入口，点击对应月份的待执行记录开始拍照；
   5专享赠酒和品鉴顾问、名酒敬名企……等按之前方式执行；

   五在线核销流程

   搭建了《促销费用核销流程》和《陈列费用核销流程》，由核算员在“核销”应用栏目的单次型费用、年度方案及陈列备案记录列表等各项申请记录，每条记录后面的操作栏，点击“核销”按钮即可发起核销流程，选择符合条件的执行记录，提交到核销人确认，后根据明细生成对应汇总表，经各级领导审批，到核算员打印费用核销封面以及用酒核销明细表、汇总表，递交财务核销。